Wanneer er sprake is van ingewikkelde problematiek bij een leerling dan kan eens per maand een dergelijk probleem worden voorgelegd aan het ZAT Beuningen. In dit team zijn alle hulpverleners en onderwijsmensen verzameld.

Privacyreglement

Privacyreglement Zorgadviesteam 4-12 jaar Gemeente Beuningen

Artikel 1 Begripsbepalingen
1.1 Persoonsgegeven: Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijk persoon.

1.2 Persoonsregistratie: Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs geautomatiseerde weg worden gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van de gegevens is aangelegd.

1.3 Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie: Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.

1.4 Geregistreerde: Degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen.

1.5 Houder: Degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en die eindverantwoordelijk is voor de naleving van dit reglement.

1.6 Beheerder: Degene die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor de persoonsregistratie of een gedeelte daarvan.

1.7 Zorgadviesteam (ZAT) gemeente Beuningen: Het team dat ten behoeve van de voorzieningen voor kinderen in de gemeente Beuningen met betrekking tot door deze voorzieningen gesignaleerde psychosociale problematiek bij kinderen en/of hun ouders/verzorgers, advies, consultatie, screening, verwijzing en crisisinterventie uitvoeren.

Artikel 2 Reikwijdte
2.1 Dit reglement heeft betrekking op de persoonsregistratie van het Zorgadviesteam in de gemeente Beuningen.

Artikel 3 Doel van de persoonsregistratie
3.1 Het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld en opgeslagen in persoonlijke dossiers is het bewerken en gebruiken van persoonsgegevens teneinde de doelstellingen van het Zorgadviesteam te bereiken, namelijk: zo effectief en zo snel mogelijk advies, hulp en ondersteuning te kunnen bieden aan kinderen, hun ouders/gezinnen en de organisatie inzake psychosociale, gedrags- en gezinsproblematiek.

3.2 De persoonsgegevens kunnen verder geanonimiseerd gebruikt worden voor beschrijvende, evaluatieve en onderzoeksmatige doeleinden inzake de geconstateerde hulpvraag en het aanbod van het Zorgadviesteam en ten behoeve van beleidsvoering ter verbetering van de kwaliteit noodzakelijk ter uitvoering van de doelstellingen.

Artikel 4 Beheer van de persoonsregistratie
4.1 Houder van de persoonsregistratie is de gemeente Beuningen.

4.2 Beheerder van de persoonsregistratie is de coördinator van het Zorgadviesteam. De coördinator is als zodanig belast met de dagelijkse zorg voor de dossiervoering en is verantwoording schuldig aan de houder.

Artikel 5 Betrokkenen
5.1 Persoonsgegevens worden opgenomen van de bij het Zorgadviesteam aangemelde kinderen, hun ouders/verzorgers/gezinsleden en deelnemers van het ZAT 0-4 in de gemeente Beuningen. De aanmelding gebeurt met schriftelijke toestemming van ouders/verzorgers.

Artikel 6 Soorten van gegevens
6.1 Over de in artikel 5 genoemde personen worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens vermeld:

a. Personalia kind/ouders/gezinsleden (naam, geboortedatum, geslacht, woonadres,

telefoonnummer);

b. Zonodig informatie over culturele achtergrond;

c. Organisatiegegevens (naam organisatie, naam inbrenger begeleider, naam van de groep waarin het kind zit, naam van de leidster/leerkracht, naam van de huisarts, tijdstip van inschrijving van het kind bij deze organisatie, gezinssamenstelling, gezinssituatie, leerprestaties, persoonlijke verzorging; lichamelijke groei en ontwikkeling, verzuim, gedrag, sociaal functioneren, eventuele aanvullende informatie, naam en handtekening van de indiener van de aanmelding bij ZAT);

d. Reden voor aanmelding bij het ZAT;

e. Of de aanmelding bij het ZAT met de ouders/verzorgers is besproken;

f. Omschrijving van de problematiek en sinds wanneer die gesignaleerd is;

g. Activiteiten die door de interne zorg van de organisatie (incl. JGZ) zijn ondernomen rond de betreffende kind/ouders/verzorgers/gezinsleden;

h. Reeds bestaande of relevante afgesloten hulpverleningscontacten, de namen van contactpersonen aldaar en of deze personen op de hoogte zijn van de aanmelding bij een ZAT;

i. Relevante persoonsgegevens die door andere professionele hulpverleners zijn verstrekt m.b.t. de aangemelde problematiek van het betreffende kind/ouder/verzorger/gezinslid;

j. Handelingsplannen betreffende de in te stellen zorg rond de aangemelde persoon

k. Gegevens over de voortgang, de evaluatie en de afsluiting van de ingestelde zorg/behandeling.

6.2 De in 6.1 vermelde gegevens zijn afkomstig van:

a. het aanmeldingsformulier;

b. gesprekken met kind, ouders/verzorgers/gezinsleden en leidster/teamleden van de organisatie;

c. besprekingen in de overleggen van het Zorgadviesteam;

d. kinddossiers van betrokken organisaties;

e. persoonlijke dossiers van bij het ZAT betrokken instellingen;

f. persoonlijke dossiers van andere hulpverleners, zoals politie, welzijnswerkers, paramedici.

Artikel 7 Toegang tot de persoonsgegevens
7.1 Uitsluitend de beheerder en de door de beheerder aangewezen medewerkers hebben, met het oog op de doelstelling van het ZAT, rechtstreeks toegang tot de (elektronische) registratie. Voor deze personen geldt een verplichting tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens ingeval de uitvoering van hun taak hen tot mededeling verplicht.

7.2 Er wordt gewerkt met autorisaties voor gerichte toegang tot de geautomatiseerde registratie, afgegeven door de beheerder.

7.3 Het geautomatiseerde registratiesysteem ten behoeve van de coördinatie van het Zorgadviesteam is slechts toegankelijk voor de betreff ende medewerkers middels een persoonlijk wachtwoord.

Artikel 8 Verstrekking van gegevens aan ontvangers
8.1 Aan de volgende ontvangers, dan wel categorieën van ontvangers, worden slechts ten dienste van de bovengenoemde doelen persoonsgegevens verstrekt:

a. de deelnemers van het Zorgadviesteam;

b. Bureau Jeugdzorg;

c. instellingen voor algemeen maatschappelijk werk/ schoolmaatschappelijk werk

d. Mee Gelderse Poort;

e. instellingen voor Jeugdgezondheidszorg;

f. logopedische dienst

g. Stichting weer samen naar school

h. de daartoe aangewezen contactpersonen binnen de organisatie van het aangemelde kind;

i. huisartsen;

j. andere instellingen voor (jeugd)zorg en hulpverlening;

k. instellingen en personen die beroepshalve betrokken worden, c.q. zijn bij de hulpverlening aan kinderen, hun ouders/verzorgers (politie, welzijnswerk, kinderdagopvang en Buitenschoolse opvang, etc.);

l. onderzoeksmedewerkers die de werkzaamheden van het ZAT in opdracht van de houder beschrijven en evalueren (zij ontvangen alleen geanonimiseerde gegevens).

8.2 Van deze verstrekkingen wordt in de dossiers aantekening gemaakt.

Artikel 9 Toestemmingsvereisten
9.1 Een kind/gezin kan slechts bij een ZAT worden aangemeld met schriftelijke toestemming van de ouders/verzorgers; Middels een apart toestemmingsformulier zal de bedoelde schriftelijke toestemming worden vastgelegd. In dit toestemmingsformulier wordt de ouders/verzorgers ook gevraagd om toestemming voor het ontvangen van en verstrekken aan de organisatie van persoonsgegevens en worden zij geïnformeerd over het doel hiervan.

Tevens wordt in dit toestemmingsformulier de ouders/verzorgers gevraagd om toestemming voor het inwinnen van persoonsgegevens bij andere instellingen voor hulp en zorg en voor het verstrekken van persoonsgegevens aan instellingen voor (jeugd)zorg en hulpverlening en worden zij geïnformeerd over het doel hiervan.

9.2 Bij vragen van organisaties betreffende kinderopvang- of gezinsproblematieken waarbij ouders geen toestemming willen geven voor aanmelding bij het Zorgadviesteam of wanneer men geen toestemming heeft gevraagd kan de betreffende casus alleen anoniem besproken worden met medewerkers van het Zorgadviesteam.

9.3 Onderzoeksmedewerkers die in opdracht van de houder de werkzaamheden van het Zorgadviesteam beschrijven en evalueren ontvangen uitsluitend geanonimiseerde persoonsgegevens.

9.4 Persoonsgegevens mogen pas worden verstrekt aan instellingen voor (jeugd)zorg en hulpverlening na toestemming hiervoor van de ouders.

9.5 Voor het inwinnen van persoonsgegevens bij andere instellingen voor hulp en zorg is toestemming van de ouders/verzorgers noodzakelijk.

Artikel 10 Rechten van de geregistreerde
10.1 In de informatie aan kinderen/ouders/verzorgers wordt informatie opgenomen over het bestaan van een registratiesysteem en de wijze waarop gegevens worden verkregen en verstrekt.

10.2 De geregistreerde kan door middel van een schriftelijk verzoek gebruik maken van haar/zijn recht op inzage in haar/zijn dossier en/of het ontvangen van afschriften van (delen van) dit dossier, nadat zij/hij zich voldoende heeft geïdentificeerd.

10.3 De houder zal op gemotiveerd en voldoende gespecificeerd verzoek van de geregistreerde diens persoonsgegevens verbeteren, aanvullen of verwijderen, indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd zijn met een wettelijk voorschrift.

10.4 De beheerder registreert in het dossier alle verstrekkingen van informatie aan derden.

Artikel 11 Bewaartermijn
11.1 De persoonsgegevens in de registratie worden maximaal voor een termijn van twee jaar na het laatste contact bewaard en na het verstrijken van deze termijn vernietigd.

11.2 Vernietiging van de registratie of van de daarin opgenomen gegevens geschiedt met inachtneming van de bij of krachtens de Archiefwet gegeven regels.

Artikel 12 Beveiligingsmaatregelen
12.1 Deze dossiers zijn uitsluitend toegankelijk voor door de beheerder geautoriseerde medewerkers en de toegang is beveiligd met een persoonlijk wachtwoord. Papieren dossiers worden bewaard in afgesloten kasten.

12.2 Voor de toegang tot de geautomatiseerde persoonsgegevens is een protocol opgesteld.

Artikel 13 Klachten
13.1 Als de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, dient hij zich te wenden tot de coördinator of de houder.

13.2 Overeenkomstig de WBP kan de betrokkene zich wenden tot het College Bescherming Persoonsgegevens in Den Haag.

13.3 Informatie over de bescherming van de privacy en de wijze waarop klachten ingediend kunnen worden, is vastgelegd een folder.

Artikel 14 Slotbepalingen
14.1 Dit reglement treedt in werking op 3 juni 2009

14.2 Het reglement kan worden opgevraagd bij de gemeente Beuningen.